Thị Trường Mỹ Phẩm Và Thách Thức Quản Lý Kho Trong Kỷ Nguyên Số
Trong bối cảnh thương mại điện tử và xu hướng chuyển dịch kênh phân phối, ngành mỹ phẩm đang chứng kiến sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt. Từ các thương hiệu lớn đến những startup, từ nhà phân phối như Guardian, Hasaki, Lam Thảo Cosmetics,.. đến các nhãn hàng độc lập cũng đang tìm kiếm lợi thế cạnh tranh. Và điểm then chốt nằm ở đâu để doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt? Chính là khâu xử lý đơn hàng và vận hành kho bãi! Cùng OCIMI mổ xẻ giải pháp phần mềm quản lý kho mỹ phẩm TMĐT, giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng và lợi ích của việc ứng dụng công nghệ vào quản trị kho.
Báo Động Đỏ Cho Doanh Nghiệp Mỹ Phẩm, thống kê cho thấy:
68% doanh nghiệp mỹ phẩm TMĐT đang mất lợi nhuận do quản lý và xử lý hàng hóa kém
Mỗi năm, chi phí do hàng hư hỏng và quản lý không hiệu quả có thể lên tới 25-35% doanh thu
Chu kỳ sống ngắn của sản phẩm mỹ phẩm (12-24 tháng) khiến việc quản lý kho trở nên cực kỳ quan trọng
Xu hướng livestream từ các host khiến số lượng đơn lớn phát sinh trong thời gian ngắn
Những điểm nghẽn trong quản lý kho mỹ phẩm truyền thống
1. Hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản
Không giống như nhiều mặt hàng khác, hạn sử dụng là yếu tố quan trọng đối với mỹ phẩm. Việc quản lý và phương pháp soạn hàng - lấy hàng như: FIFO (First In, First Out) hay thậm chí FEFO (First Expired, First Out) phải được thực hiện nghiêm ngặt để tránh tình trạng hết hạn hoặc giảm chất lượng sản phẩm khi tung ra thị trường. Một số mỹ phẩm cần bảo quản ở điều kiện nhiệt độ và độ ẩm đặc biệt, yêu cầu phần mềm hỗ trợ theo dõi điều kiện môi trường trong kho.
Vì vậy, từ phía các kho mỹ phẩm thường chia danh mục quản lý hàng hóa thành 3 nhóm chính:
1.1 Danh mục Sản Phẩm Hot/Mới Ra Mắt:
Nhu cầu cao, thường xuất hiện trong các phiên livestream
Tần suất nhập - xuất kho liên tục
Quản lý date và lượng tồn tối thiểu rất quan trọng
1.2 Danh mục Sản Phẩm Ổn Định:
Nhu cầu ổn định
Chu kỳ nhập kho đều đặn
1.3 Danh mục Sản Phẩm Cuối Vòng Đời:
Giảm nhu cầu, số lượng đơn hàng ít
Thách thức trong quản lý kho mỹ phẩm TMĐT
2. Đa Dạng Sản Phẩm (SKU) Và Độ Phức Tạp
Mỹ phẩm thường có nhiều SKU (mã sản phẩm) với kích cỡ, mẫu mã, màu sắc và dòng sản phẩm khác nhau. Các dòng sản phẩm thường xuyên thay đổi theo xu hướng thị trường, gây áp lực lớn trong việc cập nhật dữ liệu kho và tối ưu không gian lưu trữ. Một kho mỹ phẩm điển hình có thể sở hữu:
500-1000 mã SKU khác nhau
Các dòng sản phẩm với yêu cầu bảo quản riêng
Chu kỳ sống ngắn và khác nhau
3. Yêu cầu truy xuất và quản lý
Việc theo dõi lô hàng, nguồn gốc sản phẩm và nhà cung cấp trở nên cực kỳ quan trọng trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng cẩn trọng. Trong đó, các kho mỹ phẩm thường xuyên nhập các nguồn hàng từ nhiều nhà cung cấp. Vì vậy, quản lý xuất – nhập kho bằng Excel truyền thống hoặc ghi chép thủ công gặp rất nhiều khó khăn không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót trong quá trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
4. Báo cáo
Khó khăn trong báo cáo thống kê kho mỹ phẩm TMĐT xuất phát từ việc thiếu hệ thống thông tin tích hợp, khiến dữ liệu giữa các bộ phận như kho, bán hàng, team livestream, e-commerce và kế toán không được kết nối đồng bộ. Điều này dẫn đến quá trình tổng hợp báo cáo chậm, tốn nhiều công sức khi cần thông tin phản hồi và độ chính xác thấp. Không có công cụ theo dõi dữ liệu thời gian thực, việc giám sát hiệu suất hoạt động kho TMĐT có thể khó khăn hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý và ra quyết định kinh doanh.
>> Xem thêm: Giải pháp kiểm tra đối soát đơn hàng hoàn trả từ các sàn TMĐT: Shopee, Tiktokshop, Lazada
Vai trò của phần mềm quản lý kho mỹ phẩm TMĐT
Thị trường hiện nay cung cấp nhiều phần mềm quản lý kho TMĐT với các tính năng đa dạng. Tuy nhiên, không phải giải pháp nào cũng đảm bảo chất lượng và hiệu quả cho kho mỹ phẩm.
Một giải pháp phần mềm quản lý kho mỹ phẩm TMĐT hiện đại sẽ giải quyết triệt để những thách thức trên như thế nào? Phần mềm quản lý kho TMĐT từ OCIMI là một trong những phần mềm Quản lý kho mỹ phẩm TMĐT hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành này lựa chọn, giải quyết triệt để những thách thức truyền thống trong việc kiểm soát hàng tồn kho và hoàn thiện đơn hàng TMĐT.
Với thiết kế chuyên biệt cho các kho fulfillment hoàn thiện đơn hàng, hệ thống đáp ứng các nhu cầu đặc thù của ngành mỹ phẩm, với các tính năng nổi bât:
1. Quản lý tồn kho thời gian thực
Tính năng quản lý tồn kho thời gian thực là "cốt lõi" của giải pháp, cho phép chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình trạng hàng trong kho hàng từng giây. Hệ thống tự động cập nhật trạng thái và số lượng đơn hàng đổ về ngay lập tức từ các sàn TMĐT, loại bỏ hoàn toàn các sai số trong việc nhập xuất hàng hóa thủ công. Những cảnh báo thông minh về hàng sắp hết và trễ SLA giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược kinh doanh:
Cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực
Nhận - trả tình trạng đơn hàng giữa sàn TMĐT liên tục
Cảnh báo hàng sắp hết, trễ SLA
2. Truy xuất mã và quản lý lô hàng với độ chính xác cao
Hệ thống quản lý kho mỹ phẩm tích hợp giải pháp mã hóa và truy xuất nguồn gốc toàn diện. Cụ thể, phần mềm sẽ:
Theo dõi hạn sử dụng
Cảnh báo sớm các sản phẩm sắp hết hạn
Cấp phát mã định danh (mã vạch) duy nhất cho từng lô, SKU và vị trí lưu trữ
Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết với các phương pháp lưu trữ xuất hàng FIFO, FIEO
3. Đồng bộ đa kênh
Việc kết nối liền mạch giữa các sàn TMĐT là yếu tố không thể thiếu, giúp quản lý tồn kho TMĐT tập trung và hạn chế tình trạng quá tải giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Đồng thời, phần mềm cần hỗ trợ điều phối giao hàng hiệu quả, đảm bảo đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và chính xác trên mọi kênh bán hàng:
Kết nối liền mạch giữa các sàn TMĐT tại Việt Nam: Shopee, Tiktok Shop, Lazada, Sapo, Kiot Việt,...
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
Điều phối lập kế hoạt chuẩn bị đơn hàng (picking - list) tối ưu
4. Quản lý kho theo vị trí và trực quan hóa hiện trường kho
Hệ thống cung cấp giải pháp quản lý layout kho tiên tiến, kết hợp công nghệ trực quan hóa và phân tích dữ liệu không gian, giúp nhân viên kho nắm rõ chính xác vị trí của các mặt hàng trong kho, đồng thời kiểm soát được khối lượng hàng tồn kho, trạng thái vị trí trống trong kho cũng như năng lực kho một cách dễ dàng:
Hiển thị vị trí chi tiết từng mặt hàng theo: Khu vực, Kệ, Vị trí cụ thể
Hiển thị trạng thái không gian: Diện tích đã sử dụng, Diện tích trống, Độ khả dụng
Thuật toán sắp xếp thông minh: Tính chất SKU, Tần suất xuất nhập,..
Lợi ích kinh tế khi áp dụng
Việc đầu tư vào một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp mang lại những giá trị :
Giảm chi phí vận hành: Tối ưu hóa quy trình, giảm nhân sự thủ công
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng (Giảm 30-50% thời gian xử lý đơn hàng), Tăng độ chính xác trong các hoạt động nhập - xuất - kiểm kê.
Tăng tính minh bạch: Mọi thao tác đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống, Dễ dàng truy xuất lịch sử hàng hóa, giảm thiểu sai sót hoặc gian lận.
Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh: Dữ liệu phân tích giúp ra quyết định chính xác
Case Study - Viettel Post triển khai phần mềm quản lý Kho TMĐT fulfillment cho nhóm hàng mỹ phẩm
Quản lý đa dạng mặt hàng, nhiều chủ hàng mỹ phẩm, quản lý đa sàn
Triển khai thành công nhiều kho trong hệ thống kho fulfillment của Viettel Post (VTP)
100K+ SKUs, 1.5M+ sản phẩm, 4K+ đơn hàng/ngày.
Tăng năng suất của nhân viên lên 2 lần, giảm 30% thời gian làm việc. Công suất xử lý lên đến > 20K+ đơn hàng/ngày
Áp dụng cho 2 loại hình kho phân phối và thương mại điện tử
Tích hợp tự động các kênh bán hàng VTSale, Voso… và hệ thống 3PL của ViettelPost.
Kết nối và sử dụng công nghệ tự động hóa bằng rô-bốt, lựa chọn băng chuyền, pick to light, put to light.
Cổ phần Công nghệ OCIMI - Đơn vị chuyên set-up và triển khai Giải pháp Phần mềm quản lý kho & hoàn tất đơn hàng TMĐT (OMS & WMS) VietFul. Giải pháp đã triển khai hơn 6+ quốc gia ĐNA, xử lý 8.5M đơn hàng/năm và hơn 40+ kho Việt Nam tin dùng: Viettel Post, Ship60, AMILO, Coolmate, ODN, N&H Logistics, Elise....
Hệ thống đặc biệt phù hợp với các đơn vị kho thuộc lĩnh vực xử lý hậu cần cho nhiều brand TMĐT, seller kinh doanh đa sàn, kho fulfillment, 3PLs,…
Comentarios