Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ, việc quản lý hàng ngàn đơn hàng mỗi ngày là một thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp. Làm sao để đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và khách hàng luôn hài lòng? Câu trả lời chính là Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). OMS là một công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì?
Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), hay Order Management System, là một hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý toàn bộ quy trình của một đơn hàng, từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tay người tiêu dùng.
Hệ thống Quản lý Đơn hàng (OMS) là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử, đặc biệt là các kho hàng. OMS đóng vai trò như một bộ não, điều phối và kết nối toàn bộ đơn hàng từ nhiều sàn TMĐT điện tử khác nhau (Shopee, Lazada, Tiki, Sendo), website khác nhau về cùng trên một nền tảng duy nhất.
Tại sao Hệ thống OMS lại cần thiết cho kho TMĐT?
Trong môi trường thương mại điện tử, nơi lượng đơn hàng có thể tăng nhanh trong các đợt flash-sale và đa dạng SKUs, việc quản lý thủ công sẽ trở nên quá tải và dễ xảy ra sai sót đối với mọi đội vận hành.
OMS giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình này, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
STT | Lợi ích | Yếu tố |
1 | Tăng hiệu quả làm việc |
|
2 | Quản lý hàng tồn kho chính xác |
|
3 | Cải thiện trải nghiệm khách hàng |
|
4 | Tối ưu hóa chi phí |
|
5 | Quy trình làm việc minh bạch |
|
Các chức năng chính của một hệ thống quản lý đơn hàng OMS
Tích hợp đa kênh & Nhận đơn hàng: Đây là chức năng cốt lõi của OMS. Hệ thống sẽ kết nối với tất cả các kênh bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng, từ website tự xây dựng cho đến các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada. Nhờ đó, mọi đơn hàng từ bất kỳ kênh nào cũng sẽ được tập trung và quản lý tại một nơi. Hỗ trợ nhân viên phụ trách giảm tải khối lượng công việc nhập liệu thủ công nhiều lần trên các kênh khác nhau. Đồng thời, Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tất cả các đơn hàng.
Xử lý đơn hàng: OMS sẽ tự động kiểm tra xem sản phẩm có đủ số lượng để giao hàng hay không. Nếu hàng tồn kho thấp, hệ thống sẽ gửi cảnh báo cho người quản lý. Giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình hàng tồn kho, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Quản lý trả hàng: Xử lý các yêu cầu đổi trả hàng, hoàn tiền.
Báo cáo: OMS cung cấp các báo cáo đa dạng về doanh thu, hiệu suất bán hàng, sản phẩm bán chạy,... Dựa trên các báo cáo này, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Các tính năng nâng cao
Tích hợp với các hệ thống khác: hệ thống WMS, ERP, kế toán,..
Đặc biệt với các kho TMĐT, Khi tích hợp với hệ thống WMS tiêu chuẩn, OMS sẽ đồng bộ dữ liệu về hàng tồn kho, giúp đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật. Cả WMS và OMS đều theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình hàng hóa. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Phân tích dữ liệu: OMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động bán hàng và tồn kho. Nhờ vào tính năng này, các doanh nghiệp có thể phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, đưa ra các chiến lược và quyết định mang tính chiến lược để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tự động hóa tiếp thị: Tạo các chiến dịch tiếp thị dựa trên dữ liệu khách hàng.
Khi chọn phần mềm OMS, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau
Quy mô doanh nghiệp: Chọn phần mềm phù hợp với số lượng đơn hàng và sản phẩm.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Nên chọn các phần mềm OMS có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, chi phí hợp lý và có thể mở rộng khi cần thiết.
Doanh nghiệp lớn: Cần lựa chọn các phần mềm có khả năng xử lý lượng lớn đơn hàng, tích hợp với nhiều hệ thống khác và có các tính năng phân tích dữ liệu sâu.
Số lượng sản phẩm: Nếu doanh nghiệp có đa dạng sản phẩm, cần chọn phần mềm có khả năng quản lý nhiều SKU (Stock Keeping Unit - đơn vị giữ hàng), phân loại danh mục.
Theo kịp tốc độ tăng trưởng: Phần mềm OMS cần mở rộng phân quyền nhiều tài khoản, đa kho, hỗ trợ đa nền tảng để doanh nghiệp có khả năng mở rộng và đáp ứng được nhu cầu trong tương lai mà không cần thay đổi quá nhiều phần mềm.
Ví dụ: Một doanh nghiệp khởi nghiệp với vài trăm đơn hàng mỗi tháng có thể bắt đầu với các phần mềm OMS đơn giản như KiotViet, Sapo, Omisell. Trong khi đó, một doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến có sản lượng > 600 đơn/ngày sẽ cần một phần mềm OMS mạnh mẽ hơn.
Ngân sách: So sánh giá cả và các tính năng của các phần mềm khác nhau.
Đa phần các phần mềm OMS thường được tính: Chi phí ban đầu, Chi phí hàng tháng, chi phí tích hợp, chi phí tùy chỉnh,...
Đừng chỉ so sánh giá, mà hãy so sánh các tính năng mà bạn sẽ nhận được với mức giá đó.
Tính năng: Chọn phần mềm đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. - Các tính năng cơ bản: Tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho cơ bản, quản lý vận chuyển, báo cáo.
- Các tính năng nâng cao: Tích hợp với các hệ thống khác, phân tích dữ liệu, quản lý đa kênh.
- Tính năng tùy biến: Khả năng tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ hiểu, dễ sử dụng; Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, video hướng dẫn; Có đội ngũ hỗ trợ xử lý vấn đề
Hỗ trợ khách hàng: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt.
Ngoài ra, khi chọn phần mềm OMS, doanh nghiệp cũng nên xem xét các yếu tố sau
Độ uy tín của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, có nhiều khách hàng lớn không?
Khả năng mở rộng: Phần mềm có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh tăng trưởng của doanh nghiệp không?
An toàn bảo mật: Phần mềm có đảm bảo an toàn thông tin cho dữ liệu của doanh nghiệp không?
Tương thích với các hệ thống hiện có: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với các hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng không?
Việc lựa chọn phần mềm OMS là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp TMĐT. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể tìm được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của mình.
Giải Pháp Phần Mềm Quản Lý Kho B2C Hàng Đầu Hiện Nay
Hệ thống quản lý kho thông minh Vietful kết hợp 2 module WMS và OMS trên nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp chủ kho dễ dàng kiểm kê, xác định vị trí, số lượng của từng sản phẩm hàng hoá, hạn chế tối đa các rủi ro ảnh hướng đến tốc độ làm hàng của nhân viên.
Thời gian triển khai phần mềm nhanh - chỉ 10 ngày
Chi phí đầu tư thấp
Không giới hạn tài khoản - dễ dàng phân quyền giao diện cho nhiều chủ hàng
Quản lý đa kho
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm cho chủ kho TMĐT - vừa đồng bộ đơn hàng - vừa quản lý từ xa toàn bộ 100% tình trạng hàng hóa thao tác nhân viên trong kho. Vietful là giải pháp phần mềm fulfillment hiệu quả, phù hợp cho bạn.
OCIMI - ĐƠN VỊ TRIỂN KHAI ĐỘC QUYỀN HỆ THỐNG VIETFUL
Liên hệ OCIMI ngay để xây dựng một quy trình vận hành và triển khai hệ thống phần mềm fulfillment linh hoạt, hiệu quả và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường TMĐT
--------------------------------
Liên hệ OCIMI ngay - Tư vấn triển khai phần mềm fulfillment miễn phí và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
+84 28 2212 7663
Comments